Documentos corporativos sob controlo

Letter é um software cloud para geração de documentos, que permite a uniformização de toda a comunicação escrita emitida pela sua empresa. A gestão e o controlo da documentação escrita ficam assegurados.

E se a sua empresa tiver que gerar grandes quantidades de documentos uniformizados e personalizados?

O Letter funciona como uma fábrica de documentos. É a solução ideal para organizações que produzem grandes volumes de documentos complexos, com base em templates e por processos repetitivos: cartas, comunicados, faturas, comunicações de marketing, relatórios, e-mails, etc.

Para trabalhar como uma fábrica, o Letter precisa de dados, que estão previamente disponíveis nas aplicações de negócio da sua empresa. O Letter integra-se facilmente com os processos de negócio existentes, para agir como uma solução segura de geração de documentos. Sempre que o seu sistema de negócio tenha que gerar documentos, este fornecerá dados ao Letter e os documentos finais serão produzidos.

Todos os seus documentos ficarão uniformizados em 3 passos simples: criar master, produzir templates e gerar documentos.

Principais caraterísticas e benefícios

Poderosa fábrica de documentos

Poderosa fábrica de documentos

Letter é a solução ideal para organizações que têm que gerar grandes quantidades de documentos, tais como cartas, folhas de pagamentos, faturas e muito mais. Este é um gerador de documentação em massa, altamente escalável, capaz de produzir milhares de documentos por dia, através da fusão entre os dados transacionais e os templates da empresa
Versionamento de Templates

Versionamento de Templates

Sempre que uma master é alterada, todos os templates associados são automaticamente atualizados com a nova imagem, estrutura e declaração legal. Qualquer documento gerado após a atualização estará de acordo com o novo conteúdo do seu template. O Letter possibilita ainda a existência de templates em diversos idiomas, apoiando a completa internacionalização das empresas globais.
Integração

Integração

Expõe serviços web baseados em REST e SOAP para permitir que aplicações externas ou sistemas BPM, através da introdução de dados processuais, possam gerar documentos corporativos.
Pronto para SuccessFactors®

Pronto para SuccessFactors®

O Letter está pronto para a integração com SuccessFactors. Por disponibilizar funcionalidades self-service, permite-lhe gerar documentos de Recursos Humanos para si e para a sua equipa.

Vantagens para a sua unidade funcional

Recursos Humanos

A sua equipa tem que gerar anualmente milhares de documentos personalizados para os colaboradores da empresa. Estes documentos têm que ser produzidos em diferentes idiomas. Existe um sistema principal de registo e um ecossistema de aplicações satélite para Recursos Humanos, cada um com o seu próprio método de geração de documentos. O Letter ajudá-lo-á a centralizar a geração de documentos, permitindo a criação de templates que obedecem às normas legais em vigor.

Legal

A sua equipa tem que assegurar que os documentos da empresa obedecem aos regulamentos e normas legais. Esta tarefa torna-se muito difícil sem um sistema de controlo de documentação. O Letter dar-lhe-á a capacidade de facilmente criar masters e templates com campos protegidos, o que elimina os riscos de adulteração intencional ou deliberada de documentos. Letter ajudá-lo-á também a proteger o acesso a dados sensíveis, determinando quem pode visualizar e editar cada template específico.

Higiene e Segurança no Trabalho

Todos os documentos de Higiene e Segurança no Trabalho (manuais de procedimentos, manual de qualidade, procedimentos de manutenção, procedimentos de formação, descrição de funções, etc.) têm que estar permanentemente atualizados e disponíveis para toda a empresa.

Os documentos terão que ser periodicamente revistos, para incluir novos processos e melhorias. As versões atualizadas deverão ficar disponíveis em todos os postos de trabalho e localizações; as versões obsoletas devem ser removidas e arquivadas.

O Letter tornará mais fáceis as tarefas de geração e atualização de documentos, garantindo o acordo com as normas legais e a coerência visual. A sua equipa poderá rapidamente criar novos templates e documentos que ficarão disponíveis a partir de qualquer dispositivo ligado à internet.

Toda a comunicação escrita da sua empresa ficará uniformizada em 3 passos simples

1. Masters

A master é a primeira camada da geração de documentos. Ela define a estética global do documento (por exemplo: o logo da empresa, os estilos de letra, a formatação de tabelas, capítulos, índice e outras referências, cabeçalho, rodapé, imagens).

O editor de masters definirá as áreas em branco no documento, que serão editáveis pelos editores dos templates.

Qualquer alteração na master será propaganda a todos os templates associados.

2. Templates

O template recebe todos os estilos e formatação definidos pelo editor da master.

No entanto, a master está protegida e não permite modificações pelo editor de templates. Ele/ela definirá o conteúdo das áreas editáveis, determinando a função do template (por exemplo: carta de admissão, carta de bónus, fatura a cliente). O editor de templates também poderá definir uma origem de dados e determinar que campos serão preenchidos no documento final.

3. Documentos

O documento final recebe do template que lhe dá origem todos os estilos, formatação, textos e campos variáveis.

Os valores para preenchimento destes campos são disponibilizados pela funcionalidade web de integração com as aplicações de negócio, que permite uma produção fácil e rápida de um grande volume de documentos.

O Letter foi desenvolvido para facilitar a geração e controlo da documentação empresarial

Estas são algumas das suas características mais importantes:

Separação de funções e segurança

O Letter define níveis de permissões para todos os utilizadores, especificando quem pode ver e quem pode editar cada master, template e documento. Também evita a adulteração, bloqueando as alterações em áreas protegidas do documento

Aplicação SaaS

O Letter é uma aplicação cloud, disponível em qualquer computador ou dispositivo, em qualquer momento e em qualquer lugar. O Microsoft Word add-in instalado localmente faz atualizações automáticas, assegurando o acesso à versão mais recente.

Solução escalável

Desenvolvido para organizações de todas as dimensões, o Letter é facilmente escalável. Sendo uma solução cloud, armazena as masters e templates e assegura a sua disponibilidade a todos os utilizadores.

Múltiplos idiomas

O Letter possibilita a existência de templates em diversos idiomas, apoiando a completa internacionalização das empresas globais.

Simplicidade

Acessível a partir de qualquer browser num interface web simplificado. A configuração de campos em MS Word é fácil, exigindo apenas competências técnicas básicas.

Atualizações garantidas

O Letter é compatível com documentos word das versões Office 2007, 2010, 2013 e 2016. Novas versões do Office serão suportadas logo após o seu lançamento.

Integração

Para trabalhar como uma fábrica, o Letter precisa de dados, que estão previamente disponíveis nas aplicações de negócio da sua empresa. O Letter integra-se facilmente com os processos de negócio existentes, para agir como uma solução segura de geração de documentos. A nossa equipa trabalhará com a sua empresa para configurar a solução de integração mais segura e equilibrada em termos de qualidade e custo.

Em cenários tecnológicos complexos, os dados mestres necessários para gerar documentos têm que ser recolhidos de múltiplos sistemas. A camada de integração implementada no software EAI da empresa – tal como o SAP HANA cloud Integrator do SAP Process Integration – será o agregador entre as aplicações da sua empresa e o Letter.

Em cenários mais simples, uma camada de integração à medida poderá ser desenvolvida e implementada na rede do seu datacenter.

O Letter disponibiliza uma ferramenta de integração com o SuccessFactors Employee Central, pronta a usar. A extensão cloud do Letter permite-lhe gerar documentos corporativos para si, como funcionário, e para a sua equipa, como chefe de equipa.

A extensão SAP Hana cloud apoia-se na configuração de segurança do SuccessFactors para apresentar a homepage do Letter e para disponibilizar as ações de geração de documentos de RH aos utilizadores autorizados. A camada de integração recolhe dados relativos aos colaboradores a partir dos SuccessFactors OData integration endpoints, fornece os dados mestres ao Letter e recebe de volta documentos personalizados de RH.

A integração com o Letter abrange diversos tipos de origens de dados e de sistemas:

Sistemas Corporativos

Os dados mestres podem ser recolhidos de qualquer sistema ou aplicação que implemente serviços web. Os serviços web OData/REST são atualmente a escolha mais comum para integração de dados. Por seu lado, os serviços web SOAP/XML são uma solução standard para comunicação de dados.

Para Recursos Humanos, as fontes de dados mais usuais são SuccessFactors, SAP Gateway e chamadas SAP RFC através do módulo ICF.

Aplicações web desenvolvidas à medida

Os dados mestres podem ser recolhidos de qualquer sistema ou aplicação que implemente serviços web. Qualquer aplicação .NET que implemente ASP.NET WebAPI, OData ou WCF Data Services pode expor serviços web OData/REST ou SOAP. O mesmo acontece com as aplicações web Java EE que implementam Apache Olingo, odata4j, JAX-RS ou JAX-WS.

Bases de dados empresariais

Os dados base também podem ser recolhidos de bases de dados da empresa. Todos os motores de bases de dados relacionais disponibilizam um protocolo standard de conexão, tal como ODBC, ou protocolos especializados como ADO.NET ou JDBC.

Serviços de diretório e outros protocolos

Todas as médias e grandes empresas têm algum tipo de diretório corporativo. Estes são uma origem de dados comum para obter dados dos colaboradores e outras informações. Para diretórios de dados na cloud, a Microsoft disponibiliza a Azure Active Directory Graph REST API. Os diretórios em servidores locais disponibilizam um interface LDAP API.

Protocolos binários proprietários também podem ser usados em contextos de integração. Um exemplo comum é a invocação direta de SAP RFC’s através de um servidor RFC.

Agradecemos o seu interesse no Letter!

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